مدیریت پروژه

وبلاگ شخصی ندا افتخار | طراح، مدیر پروژه

مدیریت پروژه

وبلاگ شخصی ندا افتخار | طراح، مدیر پروژه

مدیریت پروژه

زندگی یعنی آفرینش عشق ، شادی ، مهربانی |
خالق زندگی خود باشیم!

دنبال کنندگان ۲ نفر
این وبلاگ را دنبال کنید
استفاده از این تکنیک‌های بهره‌وری، شما رو توی مسیر درست نگه می‌داره و باعث می‌شه که در تمام سال شاد باشین. با این راهکارهای مفید، همیشه کنترل اوضاع در دستان شما خواهد بود.

 

۱. زنگ‌های هشدار رو خاموش کنین


خیلی سخته وقتی گوشیتون هر چند دقیقه یک بار سروصدا می‌کنه روی چیزی تمرکز کنین. بسته به اینکه شما از گوشی خودتون چقدر برای صحبت کردن استفاده می‌کنین، ممکنه هشدارهای مختلفی، از ایمیل گرفته تا ریتوییت‌های توییتر رو دریافت کنین. باید این هشدارها رو خاموش کنین! به من اعتماد کنین، وقتی گوشیتون رو ساکت کنین بهره‌وری‌تون مثل یک موشک به جلو حرکت می‌کنه.

۲. از نه گفتن نترسین


این یک نکته استاندارد بهره‌وریه، ولی اینکه تکرار می‌شه دلیلی داره – زمانی که بیش از حد مشتاق هستین که دیگران رو راضی کنین، اغلب بیش از اندازه توانتون کار قبول می‌کنین. به یاد داشته باشین که مسئله فقط این نیست که فرد موافقی به نظر برسین، هنگامی که شما بیش از حد کار قبول می‌کنین، تمام کارهاتون صدمه می‌بینن. ممکنه در نهایت مهلت تحویل کار رو از دست بدین، و با وجود نیات خوبی که دارین، در نهایت قادر به برآورده کردن انتظارات فوق العاده‌ای که خودتون درست کردین نیستین و دیگران رو ناامید می‌‌کنین .گاهی اوقات شما فقط باید بگین نه، و هیچ مشکلی هم نداره.

۳. اخبار رو نادیده بگیرین


اخبار می‌تونه زمان فوق‌العاده زیادی رو هدر بده. این عقیده که ما نیاز داریم با دنبال کردن اخبار خودمون رو به روز بنگه داریم تا حد زیادی منسوخ شده. بیشتر اون چیزی که امروزه به عنوان اخبار منتشر می‌شه به درد نخوره – بی‌اهمیت، افسرده کننده و غیر قابل اعتماد. اگر چیز مهمی اتفاق بیفته، شما بلاخره از یک راهی ازش مطلع می‌شین. به جای دنبال کردن اخبار، تمرکزتون رو روی چیزهایی بذارین که برای زندگی شما مفید و عملیه.

۴. صبح‌ها ورزش کنین


تحقیقات نشون می‌ده که ورزش صبحگاهی می‌تونه به میزان زیادی بهره وری شما رو بهبود بده. ورزش بر خلاف چیزی که آدم‌های تنبل ممکنه به شما بگن، (نه این که بخوام دربارشون قضاوت کنم. من خودم گاهی خیلی تنبل می‌شم.) به جای خسته کردن شما بهتون انرژی می‌ده.
ورزش سلامتی رو هم بهبود می‌ده و برخی از مطالعات نشون داده که ورزش می‌تونه خلق و خوی شما رو تا 12 ساعت بعد از تمرین بهتر کنه. استرس کمتر، بازده بیشتر – قطعا ارزشش رو داره که زنگ بیدارشدنتون رو برای 30 دقیقه زودتر تنظیم کنین.

۵. جلسه‌های ۳۰ دقیقه ای داشته باشین


همونطور که Jeff Haden در مقاله‌ای در Inc.com اشاره میکنه، “هر کسی که پیش فرض یک ساعته رو در نرم افزار تقویم درست کرد میلیون‌ها ساعت از وقت آدمها رو هدر داد.” حقیقت اینه که بسیاری از جلسات هرگز بیش از ۳۰ دقیقه زمان نیاز ندارن. برای بسیاری از اون‌ها ۱۵ دقیقه هم کفایت می‌کنه. خودتون رو با پیش فرض تقویم خسته نکنین.

۶. آب بنوشین


بسیاری از ما تقریبا به اون اندازه‌ای که باید آب نمی‌نوشیم. بدن ما می‌تونه با آب رشد کنه – درست مثل بقیه این جهان هستی! نوشیدن آب به شما انرژی بیشتری می‌ده، شما رو سالم نگه می‌داره و بهونه‌ای میشه برای از جا بلند شدن و رفتن به دستشویی. چون شما در تمام طول روز روی صندلی‌تون نشستین و این به شدت برای سلامتی خطرناکه، بنابراین دارید با یک تیر دو نشون می‌زنین.

۷. به خودتون استراحت بدین


شما سخت کار می‌کنین، پس سزاوار استراحت هستین! شاید با یک شکلات کیت کت، یا با یک فنجان چای، شاید هم با قدم زدن توی پارک. اگر تمام روز خودتون رو با کار درگیر کنین، بیش از حد خسته می‌شین و انرژی‌ای براتون باقی نمی‌مونه .حقیقت اینه که ذهن برای اینطوری کار کردن طراحی نشده. برای بهره وری بهینه، از تکنیک محبوب پومودورو استفاده کنین- یعنی به مدت 25 دقیق کار کنین، بعد به خودتون یک استراحت پنج دقیقه‌ای بدین.

۸. حیوان خانگی‌تون رو بغل کنین


بسیاری از مطالعات نشون می‌دن که داشتن حیوانات خانگی می‌تونه به سلامت جسمی و روانی کمک کنه. کارمندانی که مجاز به آوردن حیوان خانگی‌شون به دفتر هستن کمتر استرس دارن و اغلب رضایت شغلی بیشتری دارن. هیچ چیز مثل نوازش یک دوست خزدار برخی از این استرس‌های مضر رو کم نمی‌کنه. 

۹. از ساعت‌های هدر رفته بهترین استفاده رو بکنین


بسته به مسیر رفت و آمد تون ممکنه برای رسیدن و برگشت از محل کارتون ساعت ها رانندگی کنین.  اون ساعت ‌ها لازم نیست که هدر برن. مثلا صبح برنامه‌ریزی کنین که تماس‌هاتون رو در زمان رانندگی تا کارتون انجام بدین‌(البته با استفاده از هندزفری). یا در پادکست‌های پرطرفدار مربوط به حرفه و شغلتون مشترک بشین و در راه خونه به اون‌ها گوش بدین. قبل از پرواز در گیت انتظار گیر کردین؟ اخبار صنایع و مقالات رو دنبال کنین. از اون ساعت‌هایی که قبلا هدر می‌رفتن بهترین استفاده رو بکنین.

۱۰. کمال‌گرای درونتون رو ساکت کنین


کسانی که تازه از کالج فارغ التحصیل شدن، در مصاحبه‌های کاریشون در جواب این سؤال که چه ویژگی‌ای رو در خودشون نامناسب می‌دونن میگن کمال‌گرایی، که ویژگی خوبی نیست اما واقعا هم بد نیست! اما زمانش رسیده که قبول کنیم که کمال گرا بودن واقعا خطرناکه. بله، یک کار همیشه می تونه بهتر از این باشه، اما شما با وقت صرف کردن برای یک بهبود جزئی چه چیزی رو قربانی می‌کنین؟ شما باید بهترین کاری که می‌تونین رو در یک مدت زمان معقول انجام بدین و بعدش دیگه ادامه ندین. کمال‌گرای درون شما می‌تونه مفید باشه، اما باید همیشه تحت کنترلتون باشه.

۱۱. مرگ بر فهرست کارها، درود بر برنامه ریزی


تابه‌حال شده که یه کاری داشته باشین که هیچ‌وقت انجام نمیشه؟ انتهای لیست یا گوشه کاغذ می‌مونه و روزها، هفته‌ها یا حتی ماه‌ها با اخم بهتون خیره میشه. بعد از گذشت مدتی انجام دادن اون کار ضرورت کمتری هم براتون پیدا می‌کنه. همه ما این شرایط رو داشتیم؛ فهرست تهیه کردن از کارها کافی نیست و باید برای انجام دادنشون هم برنامه‌ریزی کنین. همونطور که اریک بارکز میگه برنامه‌ریزی نیازمند اینه که نسبت به کار‌هایی که می‌تونین انجام بدین واقع‌گرا باشین. این موضوع باعث میشه که خیلی جدی بشینین و مشخص کنین که چه زمانی رو می‌تونین برای انجام چه کاری اختصاص بدین.
فهرست کارها مثل یک آرزوئه، و برنامه‌ریزی نقشه بازی. مطالعات نشون میدن که حتی برنامه‌ریزی برای زمان آزاد می‌تونه عواقب خوبی داشته باشه و باعث بشه که کیفیت زمان خرج شده بالاتر بره؛ حتی اگه اون زمان صرف بازی با پلی استیشن یا خوندن رمان استیون کینگ شده باشه.

۱۲. وسایل اضافه روی میزتون رو بردارین


به هم ریختگی بسیار استرس زاست. یک میز کثیف می‌تونه به شما احساس ضعف و اضطراب بده، بنابراین کاغذها رو مرتب کنین، فنجان قهوه کاغذی قدیمی رو بیرون بندازین، و بعد احساس می‌کنین که ضربان قلبتون پایین اومده.

۱۳. خودتون رو به یک ابزار بهبود بهره‌وری مجهز کنین


تمرکز روی کار می‌تونه سخت باشه ولی ابزارهای خیلی زیادی هست که می‌تونه به بهره‌وری شما کمک کنه. اگه یه نفر تو آخرالزمان پر از زامبی یه تبر بهتون بده تبر رو ازش میگیرین. غیر از اینه؟

ابزارهای بهره‌وری زیادی وجود دارند که هرکدومشون برای یک بخش مفید هستند. ابزارهای تهیه فهرست کارها، مدیریت زمان، مدیریت وظایف، یادآورها، و غیره. اما پیشنهاد ما بهتون اینه که از تسکولو استفاده کنین که همه این امکانات رو توی خودش داره. با تسکولو می‌تونین پروژه بسازین، اعضای تیمتون رو دعوت کنین، کارهاتون رو تعریف کنین و وظیفه هرکس رو به خودش محول کنین تا انجام بده. همچنین می‌تونین زمان کاری‌تون رو ثبت کنین، برای تحویل کار تاریخ سررسید تعیین کنین، فایلهای مربوطه رو با اعضا به اشتراک بگذارین، با هم چت کنین و کلی امکانات دیگه که بهره‌وری شما رو افزایش می‌ده و باعث می‌شه برای هرکاری زمان کمتری صرف کنین و بیشترین بازدهی رو داشته باشین. 

۱۴. اول کلم رو بخورین


کلم قبلا جزو سبزیجات مخصوص کودکان بود که همه بچه‌‌ها ازش متنفر بودند (البته الان که میشه کلمها رو توی فر برشته کرد محبوبیتشون کمی بیشتر شده). اما حقیقت اینه که خوردن فیله مرغ و سیب‌زمینی به تنهایی، بعد از تموم کردن کلم‌ها لذت‌بخش‌تره. این برای بهره‌وری هم صادقه. پس کارهایی که انجام براتون سختترهشون ندارین رو زودتر انجام بدین تا باقی روزتون رو مشغول کارهای جذاب‌تر و کارآمدتری باشین.

۱۵. صبحانه بخورین


صبحانه واقعا مهم‌ترین وعده غذایی در روزه. خوردن غذای کامل در صبح بهتون قدرت کافی برای آماد‌گی و کارآمد بودن سر کار رو می‌ده پس از دستش ندین.

۱۶. قانون دو دقیقه‌


قانون عمومی بهره‌وری اینه که اگه کاری کمتر از دو دقیقه زمان می‌بره، بلافاصله انجامش بدین. جواب دادن به ایمیل یا تایید نوبت دکتر و همه کارهای کوچک (که فشار خودشون رو وارد می‌کنن) رو زودتر انجام بدین و اجازه ندین که جمع بشن.

۱۷. در قسمت کم‌عمق استخر غرق نشین


وقتی صد تا کار کوچیک ذهنتون رو مشغول می‌کنن خیلی ساده احساس کم‌توانی و گم‌شدگی بهتون دست می‌ده. در حالی که باید دید بهتری داشته باشین؛ یادتون باشه که نگران مسائل کوچیک نباشین. اگه قراره نگران باشین، نگران چیزهای بزرگتر باشین، نه کارهای کوچک.

۱۸. تعهد کلامی


شکستن قولی که به خودتون دادین کار ساده‌ایه ولی شکستن قولی که به کس دیگه‌ای دادین خیلی سخته. کلمات قدرت و وزن دارن؛ قول دادن به دوستانتون (و درخواست اینکه برای اون قول ازتون نتیجه بخوان) باعث میشه که ساده‌تر به هدف‌هاتون عمل کنین در حالی که اگه اینکار رو نکرده بودین شاید این اتفاق نمی‌افتاد.

۱۹. خوب بخوابین


یکی از نکات قدیمی که ثابت شده جواب میده اینه که شما حتما به خواب نیاز دارین تا بتونین کارآمدتر باشین. بعضی وقتها ممکنه حس کنین که چند ساعت بیشتر بیدار موندن باعث میشه کار بیشتری رو انجام بدین، ولی کمبود بیش از حد خواب، فردای شما رو کاملا خراب می‌کنه.
در واقعا مارگارت هفرنان میگه از دست دادن خواب یک شب، به اندازه داشتن الکل زیاد توی خون می‌تونه به بدن آسیب بزنه. برای اینکه هر ابزاری بتونه به خوبی کار کنه باید ازش مراقبت بشه، و مغز هم مهمترین ابزار کاری شماست. خواب هفت یا هشت ساعته آروم حتما لازمه و اختیاری نیست.

۲۰. جمعه‌ها برای چند دقیقه کار کنین


جمعه روز آرامشه، ولی اگه شنبه‌ها عموما صبح خیلی شلوغی دارین، جمعه عصر برای چند دقیقه کار کنین تا از شلوغی شنبه کم کنین. نیازی نیست که تماسی بگیرین یا به ایمیلی جواب بدین؛ صرفا بررسی کنین که شنبه چه کارهایی دارین و برنامه‌تون چیه و بعدش خواب آروم‌تری خواهید داشت.

۲۱. عادت‌های بد رو برای خودتون سخت کنین


بعضی وقتها برای شکستن یک عادت بد لازمه که انجامش رو برای خودتون خیلی سخت کنین. اگه از زیاد تلویزیون نگاه کردن خودتون خیلی بدتون میاد، کنترل تلویزیون رو توی کمد طبقه بالا نگه دارین. اگه نمی‌تونین از گشت زدن در اینترنت جلوگیری کنین وای‌فای رو برای مدتی قطع کنین. درسته که این کارا برای از بین بردن بعضی عادتها خیلی سخت به نظر میان ولی وقتی اون عادات از بین رفتند، متوجه می‌شین که ارزشش رو داشته.

۲۲. مطمئن بشین که هدف‌هاتون واقع‌گرایانه هستن


اهداف غیرواقع‌گرایانه به شکست ختم می‌شن. از برداشتن قدم‌های کوچک نترسین و کم‌کم جلو برین. اگه می‌خواین استاد اکسل بشین، با یادگیری یه نکته اکسل در روز شروع کنین. اگه می‌خواین که در مسابقه دوی ماراتون شرکت کنین، اول  چند روز در هفته بدویین. اهدافتون نباید ایده‌های دور از دسترسی باشن که هیچوقت نتونین برای رسیدن بهشون برنامه‌ریزی کنین؛ اهدافتون باید واقع‌گرا و قابل دسترسی باشن. وقتی به اهدافتون رسیدین اهداف جدید درست کنین و مقداری بیشتر تلاش کنین. هدف‌گذاری باعث افزایش کارایی شما میشه.

۲۳. مثبت باشین


دید مثبت به خوشحالی، سلامتی و کارآمدی کمک بسیار زیادی می‌کنه. نعمت‌هاتون رو بشناسین و دنبال نکات مثبت باشین.
نکته‌ای در زمینه بهره‌وری هست که ما فراموش کردیم؟ اونا رو با ما در بخش نظرات در میون بذارین.

منبع: تسکلو

نظرات  (۲)

۱۹ شهریور ۹۷ ، ۲۳:۴۶ دانشجوی همیشگی مدیریت
استفاده کردم از مطلب خوبتان
تشکر
۰۶ مرداد ۹۷ ، ۱۴:۰۳ فریده صدیق
خیلی عالی و مفید

ارسال نظر

ارسال نظر آزاد است، اما اگر قبلا در بیان ثبت نام کرده اید می توانید ابتدا وارد شوید.
شما میتوانید از این تگهای html استفاده کنید:
<b> یا <strong>، <em> یا <i>، <u>، <strike> یا <s>، <sup>، <sub>، <blockquote>، <code>، <pre>، <hr>، <br>، <p>، <a href="" title="">، <span style="">، <div align="">
تجدید کد امنیتی